培養數字敏感力的15個習慣

數學不好的人，數字能力就不好嗎？對數字敏感的人， 成本掌控能力就一流嗎？雖然答案未必是肯定的， 但想在工作上事半功倍，就必須養成對數字敏感的20個好習慣。 每每說到數字，人們下意識地就會說：「我數學最爛了！」 而既然數學很爛，顯然也就不會懂得太艱深的數學公式或原理， 更別說是怎麼應用了。所以，我們或許可以說， 數學爛的人就無法將太高深的數學用在職場上， 但有沒有另一種可能的狀況是：商場上所用到的數學， 其實都不會很難，有專家說是不會超過高中數學程度； 也有人說，只要會加減乘除即可。 這很容易得到驗證，因為我們很少聽到什麼經營之神是數學家， 反倒經常聽到沒讀過什麼書的傑出企業人士，對於財報數字瞭若指掌。 在工作場合裡，我們會看到很多數字，但是我們不見得要計算這些數字， 重點是對於數字要有一種「感覺」。感覺也許還是太過抽像，具體一點地說， 就是要在心中對於數字所反映出來的真實，依據自己的專業與經驗， 建立起一套評斷的標準，然後據以做出行動。 以下這20個數字力，不只是觀念，更要養成一種習慣。 如果在逐一檢視之下，你發現自己已經多半具備， 那恭喜你堪稱「數字達人」，但如果發現自己缺了很多項， 也不要覺得自己是「數字白癡」，因為它們都不難學會。 1.體認數字的重要性 「在商業世界裡，數字非常重要。」這句話看似抽像，卻很真切。 數字就像是體檢表，是行動的結果和評量的工具； 數字也像是儀表板，可以指引方向和預測未來。 2.養成凡事附上數據與參考資料的習慣 數字是溝通、說服及談判的重要依據。 例如，如果你想建請增加設備，但是多次呈報申請書卻都未經核可。 可試著加上「增加投資設備，可達到總費用節省多少錢的結果」， 讓數字為你說話，或許就能提高通過的機率。 3.在評估或分析任何情況時，都試著將其數字化 簡單明瞭的數字，十分有助於記錄、資訊傳達、比較檢討及分析等商業行為。 這就像是學習做一個「重視金額」的人， 凡事不以感情（感覺、印象、善惡）做判斷， 而是以「金額」「數字」「比率」做為衡量的尺度。 例如，如果認為舉辦宣傳活動可提升產品知名度， 那就試著將「知名度」換算成「金額」。 4.將PDCA循環應用在工作上 在採取任何行動前，都要擬定計畫（Plan），然後實際執行（Do）， 接著再檢核（Check）結果與計畫之間的落差， 做為修正行動（Action）的參考。 5.經常以矩陣圖思考問題 面臨錯綜複雜的問題時，可以矩陣圖加以展開， 從中可發掘出未曾發現的問題點， 然後再依據問題點的急迫性與重要性，研擬對策。 6.有時間觀念 假設A公司1小時能處理1單位的工作量， B公司則是1小時10單位，這個10倍的差異， 可換算成B公司1年處理的工作量，A公司得耗時10年。 時間既可以換算成金錢、效率，更速度的展現。 因此，有數字力的人不會虛度光陰，也會守時、守信用。 7.有效運用資金 要發揮金錢的價值，就必須在使用金錢之前， 預測效果或效益如何，使用之後更要詳細確認。 在日常生活中，養成大小事情都必以「損益計算」的方式來思考。 8.養成計算「合計值」的習慣 許多人都有類似經驗，那就是錯誤的數字往往像滾雪球一般， 進貨量、銷售量或庫存量的登記，有時候是一個項目出錯， 就連帶一直錯下去一樣。因此，對於圖表內的數字或金額， 習慣性地進行加總，方便於在做整體控管時，能夠依重要程度判定優先順序。 9.將所有目標都數據化 日產汽車（Nissan）執行長卡洛斯‧高恩（Carlos Ghosn）曾說： 「無法數據化的目標，我無法執行。」有時候， 組織的願景或任務，都是較為抽像的， 因此要落實為具體的數字，才能執行與評量。 例如，可將「拓展人脈」這項目標， 轉化為「每個月與人交換30張名片， 而且日後與其中5位保持聯繫」； 或是將「加強廣告活動」轉化為「向15家媒體宣傳，達到8家確實刊載」。 有時候，如果目標較為遠大，則為了讓目標具體可行， 最好能將目標區分為近程、中程和長程三階段， 然後再決定每一段時期要達成的目標。 這個過程就是所謂的「倒算力」，亦即為了達成遠程的目標， 往回推算中程、近程應該做什麼，甚至近到這個月、 這星期或現在就該做什麼，做為達成目標的查核點。 10.追究數字出錯的原因 數字出錯時，不是更正即可，更要探究導致錯誤的原因， 並且提出預防過失再度發生的對策。 11.保留數字修正的紀錄 將錯誤的數字更正後，仍要保留原本（錯誤）的數字， 一方面可供日後檢視修正過程的原委， 另一方面可做為重要的檢核點，因為修正過的數字， 仍有可能出錯，因此「修改紀錄」可做為審慎計算的重要提醒。 12.隨時掌握最新的數據 過時的數據不但沒有意義，甚至會造成誤導， 因此一定要迅速、正確地處理資料， 隨時將數字的紀錄更新成最新的資料。 13.數字是兩面刃 數字固然是溝通與說服的利器，但是若惡意扭曲， 則會成為欺詐的工具。 許多企業弊案就是起因自竄改財報數字，試圖欺騙視聽。 14.計算會議成本，檢視費用與成果之間的關係 英特爾（Intel）董事長安迪‧葛洛夫（Andy Grove） 曾以「經理人的時薪 × 會議時數」計算會議的成本， 藉以說明會議的召開必須有效率和具體成果， 否則就是浪費人力與資源。換言之， 與會者的位階愈高、人數愈多、時數愈常，則會議的成本就愈高。 因此，若會議成本低於回收成果，就沒有開會的必要。 15.計算公司各部門的成本開銷 這是一種「磨練經營感覺」的好方法，因為無論是各行各業， 以及組織內的各個部門，都要做成本控管。 成本可以決定產品售價（成本＋利潤=售價）， 而透過成本內容的分析，則有助於瞭解哪些項目成本過高或效率不彰。